Com o cuidado da quarentena devido ao novo coronavírus (Covid-19), todos nós estamos fazendo a nossa parte. Na Cartola, não é diferente. Logo que tivemos a sensibilidade de entender o que estava acontecendo pelo mundo, o nosso mundinho teve que tomar a decisão de migrar para o home office. Mas como fazer isso com uma equipe tão calorosa, tão presente, tão cheia de abraços e carinhos diários? A gente gosta de bom dia, de fazer café junto, de encher a sala na hora da reunião… Somos assim! 

Eu, como Head de Delivery, tive que às pressas montar um manual. E nossa, como eu gosto de manuais! Gosto de regras, gosto de organização. Lembrei da minha experiência em um passado recente na BBSK e busquei nos e-mails, que nunca deleto – afinal eu guardo tudo que é bom – e encontrei o Manual de Home Office BBSK. Rapidamente adaptei as nossas realidades e em menos de duas horas a gente já estava pré-pronto para montar a nossa base em casa. 

Mas é tudo muito novo para a equipe. Busquei me informar, adaptar e tentar deixar o time cada vez mais tranquilo. Também busquei ajuda. Afinal, a gente trabalha com conteúdo, e, tudo que é disponibilizado, a gente consome. Foi então que surgiu mentoria voluntária de 20 minutos sobre processos, dicas, organização e ferramentas de autogerenciamento da equipe da Karol Andreis da Lotus Yang para ajudar neste momento. Um formulário de Google no Linkedin e a chamada “Tem interesse? Vamos conversar! Inscreva-se aqui”.

Conhecimento dividido a gente não nega. Rapidamente, já recebi o agendamento. Na hora e data marcada, lá estava a Raquel Regis, cheia de energia e conhecimento para dividir e me convidar para conhecer as dicas em um documento preparado por eles. Como a sede de conhecimento e vontade de ajudar a equipe era tamanha, eu já havia consumido aquele material nos últimos dias. Por muitas vezes perguntei, então, se poderia ir direto às minhas dúvidas e da equipe. E, sim, a mentoria é assim: a gente conversa e pergunta, a gente pergunta e tem a resposta. Além do calor humano de uma excelente conversa, para mim – de uma geração 100% off, que nos últimos seis a oito anos vem se adaptando ao mundo digital -, receber conhecimento de uma geração nova, engajada e extremamente feliz foi uma energia imensa no dia. 

Bora compartilhar o que eu aprendi na consultoria, com uma pitada do que aprendemos na prática aqui na Cartola!?

• É fundamental cumprir com a equipe o horário para começar e terminar as tarefas que delegamos. É preciso respeitar o horário de trabalho e otimizar as reuniões, quando temos que ser mais dinâmicos e objetivos. E, na necessidade de aprofundar o assunto, fazer uma chamada específica dos envolvidos e sanar as dúvidas.
• A reunião de Heads deve durar 15 minutos e de equipe no máximo 30 minutos (nos primeiros dias foi mais difícil cumprir esses prazos). A sugestão é orientar que equipe traga um to-do list, que é o mesmo que vamos checar no fim do dia – sim, temos duas reuniões de heads no dia. Aqui na Cartola começamos com uma reunião de líderes seguida por reunião de equipe às 11h e às 18h30. Depois, reduzimos esses quatro encontros a dois encontros de líderes às 10:15 e 18:30 e um encontro de equipe as 14:00, otimizando o tempo.
• É preciso definir com clareza os canais a serem utilizados e suas funções. No começo do processo aqui na Cartola, havia muitas conversas cruzadas em WhatsApp, Hangouts Google e E-Mails. Reforçamos que os assuntos ligados à pauta e às tarefas deveriam se concentrar no grupo geral de Hangouts, deixando para o WhatsApp a troca de links de referências, assuntos não-urgentes e comunicações pessoais dirigidas ao grupo. 
• Importante neste momento é validar com a equipe se estão confortáveis em relação a equipamentos, telefonia e internet. Em casos de home office, por necessidade da empresa, temos que disponibilizar recursos para isso. Ou seja, temos que saber da necessidade de cada um, evitando fazer que o tempo de trabalho seja menos utilizado em calls e mais utilizados em produção.
• A comunicação entre nós, líderes, e a equipe é fundamental, somos os principais canais de comunicação deles e precisamos estar prontos a atender e sanar as dúvidas com agilidade
• Respeitar as pausas de almoço e descanso da equipe é importante. É um momento de adaptação e todos aprendemos juntos..
• Sobre o gerenciamento da equipe: a receita é acreditar no comprometimento de todos. Cada gestor de cada área precisa resgatar a confiança, tendo uma atuação menos de fiscalização e mais de estímulo ao comprometimento, com foco na realização e entrega da tarefa. Confiança é a base da pauta. Somos a origem das informações, precisamos estar disponíveis para dúvidas. E se elas não aparecerem, devemos perguntar de novo: restou alguma dúvida?
• Eleger os papéis de cada um nas tarefas e determinar prazos que devem ser cumpridos. É possível organizar usando uma planilha no Google Drive, como o Rafa Santos, nosso Head de Criação e Atendimento, que fez um Documento no Drive para a pauta de atendimento e compartilhou entre nós Heads.
• É preciso conversar. As calls diárias de equipe são fundamentais, mas temos que ficar atentos a situações isoladas e específicas de cada um da equipe, individualmente, para que se sintam confortáveis para expor opiniões ou desconfortos. 
• É importante uma reunião de fechamento semanal, para a reunião de start segunda já estar alinhada com o gestor e sua equipe e por fim manter a equipe engajada.

Patricia Stimamilio é designer, produtora gráfica e head de Delivery e Gestão na Cartola – Agência de Conteúdo.